Gérer efficacement ses mails
Avez vous lu ou entendu parler de la Semaine des 4 Heures? Ce Best seller au titre volontairement accrocheur voire provocateur, Marketing oblige, a provoqué de nombreuses réactions. Il y a les Pro et les antis. Pour ma part j’ai un avis plus nuancé. Le tout noir ou tout blanc trop peu pour moi;). Trêve de plaisanterie;)
Même si je ne suis pas complètement en osmose avec tout ce qu’évoque ce livre, Tim Ferriss évoque des principes qui font entrevoir de nouvelles possibilités pour gagner en efficacité.
  1. Tout commence par un objectif défini aussi bien professionnel que personnel. A quoi bon chercher à gagner du temps et en efficacité si l‘objectif est flou ou inexistant. A quoi bon libérer une ressource telle que le temps et l’énergie si on ne la met pas aux services de nos projets et de nos priorités?
  2. Parmi les outils les plus puissants que nous explique l auteur il y a la loi de Pareto dite la loi du 80/20. Cette loi permet de mettre en avant les 20% des causes responsables de 80% de résultat. Tim Ferriss conclut alors de se concentrer sur les 20% de tâches importantes qui génèrent 80% de nos résultats. En somme concentrer les efforts sur la ou il y le plus de la valeur ajoutée d’ou la semaine des 4 heures.
  3. Le multitasking ou l’art de courir plusieurs lièvres à la fois est aussi une source majeure de saturation, de déconcentration et donc de perte d’efficacité, comme téléphoner en conduisant ou encore répondre au téléphone en rédigeant un compte rendu. Le multitasking est un leurre pour l’efficacité .
  4. D’autre part , il encourage à déléguer et même automatiser certaines tâches sans valeurs ajoutées ou chronophages. Il évoque aussi le recours à l’ externalisation des activités dans des pays à moindre coût un point très controversé du le livre.
  5. La gestion des mails du téléphone, les interruptions de collègues ne sont pas en reste. Ces questions sont centrales dans la gestion du temps et l’efficacité au travail. Les interruptions en tout genre génèrent le morcellement des activités. Tim Ferriss conseille par exemple pour la gestion des e mails des solutions assez concrètes. Il propose de consulter deux fois par jour sa boite mail. De même il suggère de ne pas répondre systématiquement au téléphone. Laisser le répondeur jouer son rôle n’a rien d’anormal. L’idée est de ne pas subir sans arrêt les interruptions et les urgences de notre entourage et de le faire avec tact.6 conseils simples pour mieux gérer son temps et ses priorités selon de Tim Ferriss dans «La semaine des 4 Heures»
  6. Oser dire non toujours avec tact;) aux sollicitations qui nous déconcentrent les collègues, nos enfants ,etc . En faisant cela non seulement on est plus efficace pour nous mêmes dans notre travail et plus épanouie et donc plus présent pour notre entourage. Sur le fond, certains verront dans les conseils de «La semaine des 4 heures» qui consistent à déléguer au maximum, à laisser pourrir les problèmes, à se concentrer sur l’essentiel et négliger les détails une méthode condamnable. Pour ma part, je préfère me focaliser sur ce qui peut marcher en terme d’outils et d’astuces. Le tout en gardant mon libre arbitre pour prendre les conseils que je juge bon pour moi, mes contraintes et mes valeurs. Et vous que vous inspire tout ça? Quelles sont vos astuces?